ABOUT THE ORGANIZATION

New Immigrant Community Empowerment (NICE) is a community-based, nonprofit organization dedicated to empowering immigrant workers by organizing their individual and collective social, economic, and political power to seek justice in life and at work. Our approach combines a robust workforce development program, including training & certifications, political education on worker rights & job search and placement, and holistic wraparound critical supportive services for new immigrants. Founded in 1999, NICE serves over 15,000 immigrant workers annually, including recent immigrants. From construction workers, day laborers, restaurant workers, and cleaning and hospitality workers, NICE organizes the future workforce - whether they have been New Yorkers for 20+ years or are just arriving at NICE. 

NICE has developed a unique life and workforce development program for immigrant workers: NICE’s Pre-Apprenticeship for Life & Work (APLW). This program weaves together the foundational elements for integration by building immigrant workers’ personal and professional skills to thrive while contributing to NYC. 

POSITION SUMMARY 

NICE seeks a highly motivated, full-time Administrative Assistant to join our Workforce Development Division. The WFD Administrative Assistant is a team member dedicated to supporting this division's programmatic and administrative work and the organization. 

DUTIES & RESPONSIBILITIES

  • Welcome visitors, members, and other organizations visiting NICE and direct them to the appropriate staff inside the division or other parts of the organization.
  • Answer, handle, and route telephone calls and direct them to the appropriate staff inside the division or other parts of the organization.
  • Communicate professionally and accurately with NICE Members, government agencies, and other stakeholders over the phone, email, online, or in-person to determine the nature of business, announce visitors to appropriate personnel, and provide accurate information, such as but not limited to address, directions, website, and other information.
  • Perform data entry, copying, scanning, uploading, and filing electronic organizational documents accurately, efficiently, and timely in our internal database and government platforms.
  • Manage the collection, maintenance, and organization of physical and electronic files and other documentation related to the organization and its divisions.
  • Maintain confidentiality of all division documents and properly transport, file, and discard them, following legal and organizational guidelines.
  • Providing clerical support to the WFD Division staff, consultants, and organization, including filing, photocopying, mailing, and maintaining physical files, updating clients' digital case notes, and assisting with supporting documentation and application preparation.
  • Pick up cards at different government agencies when needed.
  • Assist in the distribution of student professional certifications and licenses to NICE members. 
  • Assist and support the Division’s project-related events, such as audits, site visits, and inspections from government agencies.
  • Perform or assist in preparing and drafting division and organizational documents.
  • Ensure the Division's administrative and facilities needs, replenish the materials, prepare purchase orders and requisitions, and run accurate inventory of the supplies and materials.
  • Compile, organize, and prepare materials for training, meetings, and events.
    Prioritizes assigned work. Provides updates and answers to Division Leadership and WFD Coordinator questions regarding work status and projects, as needed and required.
  • Assists and supports all division and organization’s events and assists in preparing and setting up all events, as needed.
  • Be well-informed of NICE’s other services and refer members to appropriate services.

Data & Reporting - tasks related to organizational database

  • Gather and compile data from NICE members following legal, contractual, ethical, and organizational standards.
  • Ensure accurate entry and maintenance of reliable physical and electronic files and detailed case notes in compliance with legal, contractual, ethical, and organizational standards and requirements.
  • Update records, enter required data promptly, and follow established timelines to comply with all relevant standards and requirements.
  • Assist in preparing accurate and professional division reports, files, statistics, impact statements, and success stories for funders, advisory committees, the Board, and others on time.
  • Assist the division’s staff in completing and maintaining tracking systems for external and internal case referrals, including satisfaction surveys and assessment results.

Other Responsibilities

  • This role will collaborate with other divisions to advance the organization's vision, mission goals, and objectives.
  • Ensure confidentiality and privacy of all NICE Members' information in compliance with legal, contractual, ethical, and organizational standards and requirements.
  • Maintain appropriate and professional boundaries/relationships with clients at all times.
  • Attend professional training in your related field periodically to stay abreast of current professional trends in your field and the positions you hold.
  • Attend staff meetings and regular check-ins.
  • Assist with organizational activities as needed.
  • Other responsibilities may be assigned and required to be performed by the emerging needs of the division and participants.

QUALIFICATIONS

  • A high school diploma and at least three years of administrative experience. A bachelor’s degree in a related field will be considered over experience.
  • Must have a strong customer service focus and the ability to work independently in a dynamic environment with changing priorities. 
  • Ability to work independently and juggle multiple responsibilities in an active and high-volume environment, excellent time management and administrative skills.
  • Computer literacy, with proficiency in Microsoft Office applications or Google Workspace, is required. Accurate data entry skills with attention to detail are also required. 
  • Clerical experience in an office setting is preferred.
  • Knowledge of Salesforce or similar CRMs and other related platforms is preferred.
  • Phone etiquette skills to handle calls with professionalism and courtesy.
  • Applicants must be prepared to handle many communication contacts, including phone calls, emails, and in-person.
  • Experience working with immigrant communities, especially immigrants who identify as LGBTQIA+, survivors of violence, and dealing with trauma. 
  • Exceptional interpersonal, communication, and customer service skills, with the ability to manage relationships at all levels.
  • Bilingual: strong English and Spanish (strong written and verbal communication skills in both languages). 
  • Excellent interpersonal skills with the ability to manage sensitive and confidential situations with tact, professionalism, and diplomacy.
  • Proven capacity to work productively in highly collaborative settings and coordinate multiple stakeholders' needs, with the ability to work independently on certain tasks
  • Commitment to promoting diversity, equity, and inclusion in labor relations practices and training programs.

COMPENSATION AND BENEFITS

Schedule: Monday-Friday 9AM to 5PM, may require you to work evenings and weekends.

Classification: 

  • Hourly, non-exempt
  • Hourly rate: $25.50 to $27.50
  • Pay scale: Associate
  • Requires physical presence on the job site (categorized as an essential employee
  • Represented by ALAA - UAW Local 2325

Benefits: NICE provides its employees with company-paid life, medical, dental, and vision insurance plans. The company also offers a variety of additional insurance plans, which allow for more personalized coverage. Additionally, NICE allows employees to participate in a 401k plan with a 2% employer match.

Paid Time Off: 2 weeks sick leave, 4 personal days, 3 weeks vacation in first year, 12 holidays.

To apply, please send a resume and cover letter explaining your interest in the position to visit www.nynice.org 

EQUAL EMPLOYMENT OPPORTUNITY

NICE is an equal opportunity employer. We do not discriminate based on race, color, ethnicity, religion, sex, gender, gender identity and expression, sexual orientation, national origin, disability, age, marital status, veteran status, pregnancy, parental status, genetic information, or other characteristics or any other basis prohibited by applicable law. 

 

ACERCA DE  LA ORGANIZACIÓN
New Immigrant Community Empowerment (NICE) es una organización sin fines de lucro basada en la comunidad, dedicada a empoderar a los trabajadores inmigrantes mediante la organización de su poder social, económico y político, tanto individual como colectivo, para buscar justicia en la vida y en el trabajo. Nuestro enfoque combina un programa sólido de desarrollo de la fuerza laboral, que incluye formación y certificaciones, educación política sobre los derechos laborales y la búsqueda y colocación de empleo, y servicios de apoyo críticos y holísticos para los nuevos inmigrantes. Fundada en 1999, NICE sirve anualmente a más de 15,000 trabajadores inmigrantes, incluidos los inmigrantes recientes. Desde trabajadores de la construcción, jornaleros, empleados de restaurantes y trabajadores de limpieza y hospitalidad, NICE organiza la fuerza laboral futura, ya sea que hayan sido neoyorquinos durante más de 20 años o que estén llegando por primera vez a NICE.

NICE ha desarrollado un programa único de desarrollo de la vida y la fuerza laboral para trabajadores inmigrantes: el Pre-aprendizaje para la Vida y el Trabajo (APLW) de NICE. Este programa combina los elementos fundamentales para la integración, desarrollando las habilidades personales y profesionales de los trabajadores inmigrantes para prosperar mientras contribuyen a la ciudad de Nueva York.

RESUMEN DEL PUESTO
NICE busca un Asistente Administrativo altamente motivado y a tiempo completo para unirse a nuestra Workforce Development Division (WFD). El Asistente Administrativo de WFD es un miembro del equipo dedicado a apoyar el trabajo programático y administrativo de esta división y de la organización.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

  • Recibir a visitantes, miembros y otras organizaciones que visiten NICE y dirigirlos al personal adecuado dentro de la división o en otras partes de la organización.
  • Atender, manejar y redirigir llamadas telefónicas, dirigiéndolas al personal adecuado dentro de la división o en otras partes de la organización.
  • Comunicar profesional y claramente con los miembros de NICE, agencias gubernamentales y otras partes interesadas por teléfono, correo electrónico, en línea o en persona para determinar la naturaleza del asunto, anunciar visitantes al personal adecuado y proporcionar información precisa, como dirección, indicaciones, sitio web, entre otros.
  • Realizar tareas de entrada de datos, copiado, escaneado, carga y archivo de documentos organizacionales electrónicos de manera precisa, eficiente y puntual en nuestra base de datos interna y plataformas gubernamentales.
  • Gestionar la recolección, mantenimiento y organización de archivos físicos y electrónicos y otros documentos relacionados con la organización y sus divisiones.
  • Mantener la confidencialidad de todos los documentos de la división y transportarlos, archivarlos y descartarlos adecuadamente siguiendo las directrices legales y organizacionales.
  • Brindar soporte administrativo al personal de la División de WFD, consultores y a la organización, incluyendo archivo, fotocopiado, envío de correspondencia y mantenimiento de archivos físicos, actualización de notas de casos digitales de clientes y asistencia en la preparación de documentación y aplicaciones.
  • Recoger tarjetas de reemplazo en diferentes agencias gubernamentales cuando sea necesario.
  • Ayudar en la distribución de certificaciones profesionales y licencias a los miembros de NICE.
  • Apoyar eventos relacionados con proyectos de la división, como auditorías, visitas a sitios e inspecciones de agencias gubernamentales.
  • Realizar o asistir en la preparación y redacción de documentos de la división y la organización.
  • Asegurarse de que las necesidades administrativas y de instalaciones de la división estén cubiertas, reponer materiales, preparar órdenes de compra y requisiciones, y llevar un inventario preciso de suministros y materiales.
  • Compilar, organizar y preparar materiales para capacitaciones, reuniones y eventos.
  • Priorizar el trabajo asignado. Proporcionar actualizaciones y responder preguntas sobre el estado del trabajo y proyectos a la Dirección de la División y al Coordinador de WFD, según sea necesario.
  • Asistir y apoyar en todos los eventos de la división y la organización, ayudando en la preparación y configuración de los mismos.
  • Estar bien informado sobre los otros servicios de NICE y referir a los miembros a los servicios apropiados.

Datos e Informes - tareas relacionadas con la base de datos organizacional

  • Recopilar y compilar datos de los miembros de NICE siguiendo los estándares legales, contractuales, éticos y organizacionales. Asegurarse de la entrada precisa y el mantenimiento de archivos confiables, tanto físicos como electrónicos, y notas detalladas de casos en cumplimiento con los estándares y requisitos legales, contractuales, éticos y organizacionales.
  • Actualizar registros, ingresar datos requeridos de manera oportuna y seguir los plazos establecidos para cumplir con todos los estándares y requisitos relevantes.
  • Ayudar en la preparación de informes precisos y profesionales de la división, archivos, estadísticas, declaraciones de impacto e historias de éxito para financiadores, comités asesores, la Junta y otros, a tiempo.
  • Ayudar al personal de la división a completar y mantener sistemas de seguimiento para referencias de casos internas y externas, incluyendo encuestas de satisfacción y resultados de evaluaciones.

Otras Responsabilidades

  • Este rol colaborará con otras divisiones para avanzar en la visión, misión, metas y objetivos de la organización.
  • Asegurar la confidencialidad y privacidad de la información de todos los miembros de NICE de acuerdo con los estándares y requisitos legales, contractuales, éticos y organizacionales.
  • Mantener límites/relaciones profesionales y apropiadas con los clientes en todo momento.
  • Asistir periódicamente a capacitaciones profesionales en su área relacionada para mantenerse al tanto de las tendencias profesionales actuales.
  • Asistir a reuniones de personal y chequeos regulares.
  • Asistir en actividades organizacionales según sea necesario.
  • Otras responsabilidades pueden ser asignadas y requeridas según las necesidades emergentes de la división y los participantes.

REQUISITOS

  • Título de secundaria y al menos tres años de experiencia administrativa. Se considerará un título universitario en un campo relacionado en lugar de experiencia.
  • Debe tener un enfoque fuerte en el servicio al cliente y la capacidad de trabajar de manera independiente en un entorno dinámico con prioridades cambiantes.
  • Capacidad para trabajar de manera independiente y manejar múltiples responsabilidades en un entorno activo y de alto volumen, con excelentes habilidades en gestión del tiempo y tareas administrativas.
  • Se requiere dominio de las aplicaciones de Microsoft Office o Google Workspace. Habilidad para la entrada de datos con atención al detalle. Se prefiere experiencia clerical en una oficina.
  • Conocimiento de Salesforce o CRMs similares y otras plataformas relacionadas es preferido.
  • Habilidades de etiqueta telefónica para manejar llamadas con profesionalismo y cortesía.
  • Los solicitantes deben estar preparados para manejar una gran cantidad de contactos de comunicación, incluyendo llamadas telefónicas, correos electrónicos y en persona.
  • Experiencia trabajando con comunidades inmigrantes, especialmente inmigrantes que se identifican como LGBTQIA+, sobrevivientes de violencia o personas con traumas.
  • Habilidades excepcionales de comunicación, servicio al cliente e interpersonales, con la capacidad de gestionar relaciones a todos los niveles.
  • Bilingüe: inglés y español (habilidades fuertes en comunicación escrita y verbal en ambos idiomas).
  • Excelentes habilidades interpersonales con la capacidad de gestionar situaciones sensibles y confidenciales con tacto, profesionalismo y diplomacia.
  • Capacidad demostrada para trabajar productivamente en entornos altamente colaborativos y coordinar las necesidades de múltiples partes interesadas, con la habilidad de trabajar de manera independiente en ciertas tareas.
  • Compromiso con la promoción de la diversidad, la equidad y la inclusión en las prácticas de relaciones laborales y programas de capacitación.

COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS
Horario: de lunes a viernes de 9 a.m. a 5 p.m., pudiendo requerir trabajo en las noches y fines de semana.

Clasificación:

  • Horario, no exento
  • Pago por Hora: $25.50 a $27.50
  • Escala salarial: Asociado
  • Requiere presencia física en el lugar de trabajo (empleado esencial)
  • Representado por ALAA - UAW Local 2325

Beneficios: NICE ofrece a sus empleados planes de seguro médico, dental, de visión y vida pagados por la empresa. También ofrece una variedad de planes adicionales de seguros para una cobertura más personalizada. Además, NICE permite a los empleados participar en un plan 401k con una contribución patronal del 2%.

Tiempo libre pagado: 2 semanas de licencia por enfermedad, 4 días personales, 3 semanas de vacaciones en el primer año, 12 días festivos.

Para postularse, envíe su currículum y carta de presentación explicando su interés en el puesto a www.nynice.org

IGUALDAD DE OPORTUNIDADES DE EMPLEO
NICE es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. No discriminamos por raza, color, etnia, religión, sexo, identidad y expresión de género, orientación sexual, origen nacional, discapacidad, edad, estado civil, estatus de veterano, embarazo, estado parental, información genética u otras características o cualquier otra base prohibida por la ley aplicable.