Legal Services Associate

ABOUT THE ORGANIZATION

New Immigrant Community Empowerment (NICE) is a community-based, nonprofit organization dedicated to empowering immigrant workers by organizing their individual and collective social, economic, and political power to seek justice in life and at work. Our approach combines a robust workforce development program, which includes training and certifications, political education on worker rights, and job search and placement, with holistic wraparound critical supportive services for these new immigrants. Founded in 1999, NICE serves over 15,000 immigrant workers, including past, present, and future immigrants. NICE organizes the future workforce, from construction workers, day laborers, and restaurant workers to cleaning and hospitality workers - whether they have been New Yorkers for 20+ years or are just arriving.

In recent months, NICE developed and launched a unique life and workforce development program for immigrant workers: NICE’s Apprenticeship Program for Life & Work (APLW). This program weaves together the foundational elements for integration by building their personal and professional skills to thrive while contributing to NYC.

POSITION SUMMARY
NICE seeks a highly motivated, full-time Legal Services Associate to join our newly formed NICE Legal Service Division… from legal to labor, which provides pro-se immigration and labor rights services to NICE Members. This position is an exciting opportunity for a diligent individual passionate about supporting the Legal Division staff that provides legal services to our members. The Legal Service Associate will be tasked to provide direct support to the division’s staff and members as part of fulfilling the division’s goals, which are to expand legal services and become a DOJ-accredited organization next year. This position will require effective use of administrative and entry-level legal skills to serve NICE’s members, participate in ongoing professional development, and work closely with division staff and other stakeholders.

DUTIES & RESPONSIBILITIES

Under the supervision of a licensed attorney and NICE Paralegal, assist in and/or complete intake assessments or pre-screening questionnaires for eligibility for immigration relief and benefits under United States Citizenship & Immigration Services (“USCIS”) relief and applications - from citizenship, TPS, asylum, and others; client communication, and partners referral in compliance with legal, contractual, ethical, and organizational standards and requirements.
Assist in preparing and drafting legal documentation that needs to be submitted to USCIS, DOL, and other government agencies or stakeholders.
Collaborate and assist Legal Service Division’s staff, consultants, or stakeholders who will screen member cases for eligibility for immigration or labor rights cases.
Assist the NICE Legal Staff in ongoing communication with NICE Members via email, phone, and in-person regarding their legal cases, requirements, and retainers.
Work directly with NICE Members to gather, obtain, or request any documents and relevant information necessary for their legal cases and follow up with them accurately and timely via phone, mail, and e-mail.
Assist in writing comprehensive case notes, document client services and referrals during intake or NICE member interviews, and enter this information in compliance with legal, contractual, ethical, and organizational standards and requirements.
Created and assisted Legal Division staff in creating and maintaining accurate physical and electronic files, including managing client correspondence and documenting correspondence with government agencies and stakeholders, following organizational and legal standards.
Manage the collection, maintenance, and organization of physical and electronic files, intake forms, and other documentation related to the organization’s legal services.
Communicate professionally and accurately with NICE Members, government agencies, and other stakeholders.
As required, participate in case conferencing sessions with the case Legal Service Division.
Under an attorney's or NICE Paralegal's supervision, perform or assist the Legal Service Division’s staff in handling document translation and verbal interpretation when required.

Administrative Tasks

Welcome visitors, members, and other organizations visiting NICE and direct them to the appropriate division or other parts of the organization.
Answer, handle, and route telephone calls and direct them to the appropriate division or other parts of the organization.
Responsible for scheduling, confirming, and canceling members' appointments.
Process correspondence from government agencies, such as USCIS, the Immigration Court, and the DOL, enter and upload the information into NICE Compass, follow up with relevant parties, record deadlines, and record all client correspondence.
Responsible for the administrative needs of the Division, including purchase requisitions and other related matters.
Providing clerical support to the Legal Services Division staff, consultants, and organization- including filing, photocopying, mailing, and maintaining physical files, updating clients' digital case notes, and assisting with supporting documentation, intake, and application preparation.

Division Workshops & Outreach

Assist internal and external legal clinics, screening, and other outreach activities for NICE members, the immigrant community, and external partners.
Assist in NICE’s Legal Service Workshops and other group information sessions.
Manage the administrative and logistical tasks related to Legal Services Workshops.
Occasional opportunities to participate internally and externally with other community stakeholders and coalition meetings.
Assist with the coordination of volunteers and clinical programming.

Data & Reporting - tasks related to the organizational database

Gather and compile data from NICE members following legal, contractual, ethical, and organizational standards. Ensure accurate entry and maintenance of reliable physical and electronic files and detailed case notes in compliance with legal, contractual, ethical, and organizational standards and requirements.
Update records, enter required data promptly, and follow established timelines to comply with all relevant standards and requirements.
Assist in preparing accurate and professional division reports, files, statistics, impact statements, and success stories for funders, advisory committees, the Board, and others on time.
Assist the division’s staff in completing and maintaining tracking systems for external and internal case referrals, including satisfaction surveys and assessment results.

Other responsibilities

This role will collaborate with other divisions to advance the organization's vision, mission goals, and objectives.
Ensure confidentiality and privacy of all NICE Members' information in compliance with legal, contractual, ethical, and organizational standards and requirements.
Maintain appropriate and professional boundaries/relationships with clients at all times.
Attend professional training in your related field periodically to stay abreast of current professional trends in your field and the positions you hold.
Assist with organizational activities as needed.
Other responsibilities may be assigned and required to be performed by the emerging needs of the division and participants.

QUALIFICATIONS

A bachelor’s degree in a related field and at least 1 to 2 years of legal experience or a related field.
Previous experience with immigration legal or social services is strongly preferred.
Bilingual: strong English and Spanish (strong written and verbal communication skills in both languages).
Familiarity with legal software and experience with data entry and management are a plus.
Ability to work independently and juggle multiple responsibilities in an active and high-volume environment, excellent time management and administrative skills.
Computer literacy, with proficiency in Microsoft Office applications or Google Workspace, is required.
Knowledge of Salesforce and other related platforms is preferred.
Excellent research and writing skills and ability to communicate with a diverse audience.
Applicants must be prepared to handle a high volume of correspondence and cases and interact with clients in a trauma-informed and professional manner.
Experience working with immigrant communities, especially immigrants who identify as LGBTQIA+, survivors of violence, and dealing with trauma.
Exceptional interpersonal, communication, and customer service skills, with the ability to manage relationships at all levels.
Proven ability to lead and inspire teams, drive results, and navigate complex and sensitive labor situations.
Excellent organizational skills, attention to detail, and the ability to manage multiple priorities and deadlines
Excellent interpersonal skills with the ability to manage sensitive and confidential situations with tact, professionalism, and diplomacy.
Ability to work independently and as a part of a team.
Proven capacity to work productively in highly collaborative settings and coordinate multiple stakeholders' needs.
Commitment to promoting diversity, equity, and inclusion in labor relations practices and training programs.

COMPENSATION AND BENEFITS

Schedule: Monday-Friday 9AM to 5PM, may require you to work evenings and weekends.

Type:

Hourly, non-exempt
Hourly Rate: $22.44 to $26.52
Pay scale: Associate
Requires physical presence on the job site (categorized as an essential employee
Represented by ALAA - UAW Local 2325

Benefits: NICE provides its employees with company-paid life, medical, dental, and vision insurance plans. The company also offers a variety of additional insurance plans, which allow for more personalized coverage. Additionally, NICE allows employees to participate in a 401k plan with a 2% employer match.

Paid Time Off: 2 weeks sick leave, 4 personal days, 3 weeks vacation in first year, 12 holidays.

To apply, please send a resume and cover letter explaining your interest in the position visit: www.nynice.org

EQUAL EMPLOYMENT OPPORTUNITY

NICE is an equal-opportunity employer. We do not discriminate based on race, color, ethnicity, religion, sex, gender, gender identity and expression, sexual orientation, national origin, disability, age, marital status, veteran status, pregnancy, parental status, genetic information, or other characteristics or any other basis prohibited by applicable law.

ACERCA DE LA ORGANIZACIÓN

New Immigrant Community Empowerment (NICE) es una organización comunitaria sin fines de lucro dedicada a empoderar a los trabajadores inmigrantes, organizando su poder social, económico y político, individual y colectivo para buscar justicia en la vida y en el trabajo. Nuestro enfoque combina un sólido programa de desarrollo de la fuerza laboral, que incluye capacitación y certificaciones, educación política sobre los derechos de los trabajadores y la búsqueda y colocación de empleo, con servicios integrales de apoyo críticos para estos nuevos inmigrantes. Fundada en 1999, NICE presta servicios a más de 15.000 trabajadores inmigrantes, incluyendo nuevos inmigrantes en los Estados Unidos del pasado, presente y futuro. Desde trabajadores de la construcción, jornaleros, trabajadores de restaurantes y trabajadores de limpieza y hotelería, NICE organiza la fuerza laboral del futuro, ya sea que hayan sido neoyorquinos durante más de 20 años o recién lleguen a NICE.

En los últimos meses, NICE ha desarrollado un programa único de desarrollo de vida y fuerza laboral para trabajadores inmigrantes: el Programa NICE Aprendizaje para la Vida y el Trabajo (APLW por sus siglas en inglés). Este programa entrelaza los elementos fundamentales para la integración al desarrollar sus habilidades personales y profesionales para prosperar y contribuir a la ciudad de Nueva York.

RESUMEN DE ESTA POSICIÓN

NICE busca un Legal Services Associate altamente motivado y de tiempo completo para unirse a nuestra recién formada División de Legal Services de NICE... desde lo legal hasta lo laboral, que brinda servicios pro se en materia de inmigración y derechos laborales a los miembros de NICE. Este puesto es una oportunidad emocionante para una persona diligente y apasionada por apoyar al personal de la División Legal que brinda servicios legales a nuestros miembros. El Legal Services Associate tendrá la tarea de brindar apoyo directo al personal y los miembros de la división como parte del cumplimiento de los objetivos de la división, que son expandir los servicios legales y convertirse en una organización acreditada por el Departamento de Justicia el próximo año. Este puesto requerirá el uso eficaz de habilidades legales administrativas y de nivel inicial para servir a los miembros de NICE, participar en el desarrollo profesional continuo y trabajar en estrecha colaboración con el personal de la división y otras partes interesadas.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Bajo la supervisión de un abogado con licencia y Paralegal de Inmigracion de NICE, asistir en y/o completar evaluaciones de admisión o cuestionarios de preselección para determinar la elegibilidad para el alivio y los beneficios de inmigración bajo el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (“USCIS”) y solicitudes de ayuda, desde ciudadanía, TPS, asilo y otros; comunicación con el cliente y referencia de socios en cumplimiento con los estándares y requisitos legales, contractuales, éticos y organizacionales.
Asistir en la preparación y redacción de la documentación legal que se debe presentar al USCIS, DOL y otras agencias gubernamentales o partes interesadas.
Colaborar y asistir al personal, consultores o partes interesadas de la División de Legal Services que evaluarán los casos de los miembros para determinar la elegibilidad para casos de inmigración o derechos laborales.
Asisitir al personal legal de NICE en la comunicación continua con los miembros de NICE por correo electrónico, teléfono y en persona con respecto a sus casos legales, requisitos y honorarios.
Trabajar directamente con los miembros de NICE para reunir, obtener o solicitar cualquier documento e información relevante necesaria para sus casos legales y hacer un seguimiento preciso y oportuno por teléfono, correo postal y correo electrónico.
Asisitir en redactar notas de casos completas, documentar los servicios y las referencias de los clientes durante las entrevistas de admisión o de los miembros de NICE, e ingresar esta información de conformidad con los estándares y requisitos legales, contractuales, éticos y organizacionales.
Crear y asistir al personal de la División de Legal Services a crear y mantener archivos físicos y electrónicos precisos, incluida la gestión de la correspondencia con los clientes y la documentación de la correspondencia con las agencias gubernamentales y las partes interesadas, siguiendo los estándares organizacionales y legales.
Gestionar la recopilación, el mantenimiento y la organización de archivos físicos y electrónicos, formularios de admisión y otra documentación relacionada con los servicios legales de la organización.
Comunicarse de manera profesional y precisa con los miembros de NICE, las agencias gubernamentales y otras partes interesadas.
Según sea necesario, participar en sesiones de conferencias de casos con la División de Legal Services de casos.
Bajo la supervisión de un abogado o un Paralegal de Inmigracion de NICE, realizar o ayudar al personal de la División de Legal Services en el manejo de la traducción de documentos y la interpretación verbal cuando sea necesario.

Tareas administrativas

Dar la bienvenida a los visitantes, miembros y otras organizaciones que visitan NICE y digirlos a la división correspondiente u otras partes de la organización.
Responder, atender y enrutar llamadas telefónicas y digirlos a la división correspondiente u otras partes de la organización.
Responsable de programar, confirmar y cancelar las citas de los miembros.
Procesar la correspondencia de las agencias gubernamentales, como USCIS, el Tribunal de Inmigración y el DOL, ingresar y cargar la información en NICE Compass, hacer un seguimiento con las partes relevantes, registrar los plazos y registrar toda la correspondencia del cliente.
Responsable de las necesidades administrativas de la División, incluidas las solicitudes de compra y otros asuntos relacionados.
Brindar apoyo administrativo al personal de la División de Legal Services, los consultores y la organización, lo que incluye archivar, fotocopiar, enviar por correo y mantener archivos físicos, actualizar las notas de los casos digitales de los clientes y ayudar con la documentación de respaldo, la admisión y la preparación de la solicitud.

Talleres Informativos

Asistir en las clínicas legales internas y externas, la selección y otras actividades de difusión para los miembros de NICE, la comunidad inmigrante y los socios externos.
Asistir y participar en los talleres de servicios jurídicos de NICE y otras sesiones de información grupal.
Gestionar las tareas administrativas y logísticas relacionadas con los talleres de servicios jurídicos.
Oportunidades ocasionales para participar interna y externamente con otras partes interesadas de la comunidad y reuniones de coalición.
Colaborar con la coordinación de voluntarios y la programación clínica.

Datos e informes: tareas relacionadas con la base de datos de la organización

Recopilar y compilar datos de los miembros de NICE siguiendo los estándares legales, contractuales, éticos y organizacionales. Garantizar la entrada y el mantenimiento precisos de archivos físicos y electrónicos confiables y notas detalladas de los casos de conformidad con los estándares y requisitos legales, contractuales, éticos y organizacionales.
Actualizar los registros, ingresar los datos requeridos con prontitud y seguir los plazos establecidos para cumplir con todos los estándares y requisitos relevantes.
Asistir a preparar informes, archivos, estadísticas, declaraciones de impacto e historias de éxito precisos y profesionales para los financiadores, los comités asesores, la Junta Directiva y otros, de manera oportuna.
Asistir al personal de la división a completar y mantener sistemas de seguimiento para derivaciones de casos internos y externos, incluidas encuestas de satisfacción y resultados de evaluaciones.

Otros responsabilidades

Esta función colaborará con otras divisiones para promover la visión, la misión y los objetivos de la organización.
Garantizar la confidencialidad y privacidad de toda la información de los miembros de NICE de conformidad con los estándares y requisitos legales, contractuales, éticos y organizacionales.
Mantener límites/relaciones profesionales adecuados con los clientes en todo momento.
Asistir periódicamente a capacitaciones profesionales en su campo relacionado para mantenerse al tanto de las tendencias profesionales actuales en su campo y los puestos que ocupa.
Asistir con las actividades organizacionales según sea necesario.
Se pueden asignar otras responsabilidades y se requiere que se realicen según las necesidades emergentes de la división y los participantes.

CALIFICACIONES

Licenciatura en un campo relacionado y al menos 1 o 2 años de experiencia legal o en un campo relacionado.
Se prefiere experiencia previa con servicios sociales o legales de inmigración
Bilingüe: inglés y español sólidos (fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal en ambos idiomas).
La familiaridad con software legal y la experiencia con la entrada y gestión de datos son una ventaja.
Capacidad para trabajar de forma independiente y hacer malabarismos con múltiples responsabilidades en un entorno activo y de gran volumen, excelente gestión del tiempo y habilidades administrativas.
Se requiere conocimiento de informática, con competencia en aplicaciones de Microsoft Office o Google Workspace.
Se prefiere el conocimiento de Salesforce y otras plataformas relacionadas.
Excelentes habilidades de investigación y redacción y capacidad para comunicarse con una audiencia diversa.
Los solicitantes deben estar preparados para manejar un gran volumen de correspondencia y casos e interactuar con los clientes de una manera profesional e informada sobre el trauma.
Experiencia trabajando con comunidades inmigrantes, especialmente inmigrantes que se identifican como LGBTQIA+, sobrevivientes de violencia y lidiando con el trauma.
Excepcionales habilidades interpersonales, de comunicación y de servicio al cliente, con la capacidad de gestionar relaciones en todos los niveles. Capacidad demostrada para liderar e inspirar equipos, impulsar resultados y abordar situaciones laborales complejas y delicadas.
Excelentes habilidades organizativas, atención a los detalles y capacidad para gestionar múltiples prioridades y plazos.
Excelentes habilidades interpersonales con capacidad para gestionar situaciones delicadas y confidenciales con tacto, profesionalismo y diplomacia.
Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
Capacidad demostrada para trabajar de forma productiva en entornos altamente colaborativos y coordinar las necesidades de múltiples partes interesadas.
Compromiso con la promoción de la diversidad, la equidad y la inclusión en las prácticas de relaciones laborales y los programas de capacitación.

COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS

Horario: Lunes a Viernes de 9AM a 5PM, puede requerir trabajo en las noches y fines de semana.

Tipo:

Por hora, no exento
Salario por hora: $22.44 to $26.52
Escala salarial: Associate
Requiere presencia física en el sitio de trabajo (catalogado como empleado esencial)
Representado por ALAA - UAW Local 2325

Beneficios: NICE proporciona a sus empleados planes de seguro de vida, médico, dental y de visión pagados por la empresa. La compañía también ofrece una variedad de planes de seguro adicionales, que permiten una cobertura más personalizada. Además, NICE permite a los empleados participar en un plan 401k con un 2% de coincidencia por parte del empleador.

Tiempo Libre Pagado: 2 semanas de licencia por enfermedad, 4 días personales, 3 semanas de vacaciones en el primer año, 12 días festivos.

Oportunidades de Empleo Igualitario

NICE es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. No discriminamos por raza, color, etnicidad, religión, sexo, género, identidad y expresión de género, orientación sexual, origen nacional, discapacidad, edad, estado civil, condición de veterano, embarazo, estado parental, información genética u otras características o cualquier otra base prohibida por la ley aplicable.